نرم افزار حسابداری ، ابزار کلیدی حسابداران است که از آن برای مدیریت مالی کسب‌وکارها استفاده می کنند. امروزه تنوع نرم‌افزارهای حسابداری در مدت سال‌ها به طور چشمگیری افزایش یافته است. از نرم‌افزارهای ابتدایی که در دهه ۱۹۷۰ شروع به کار کرده اند تا امروز ، اگر مسیر توسعه ای این نرم افزارها را دنبال کنیم متوجه می شویم که این نرم افزار های کلیدی به چه اندازه در مدیریت مالی کارآمد در کسب‌وکارها نقش ایفا کرده اند. در این مقاله، به بررسی ویژگی‌های مهم یک نرم‌افزار حسابداری خوب می‌پردازیم اما در ابتدا ضروریست کمی به تاریخچه این نرم افزارها بپردازیم:
- دهه ۱۹۷۰: آغاز کامپیوتری شدن امور حسابداری
دهه ۱۹۷۰ را می توان آغازگر زمان استفاده از رایانه‌ها در حسابداری نامید یعنی زمانی که نرم افزارهای حسابداری ساخته شدند. در این دهه، ابتدار نرم‌افزارهای حسابداری ابتدایی که روی مین‌فریم‌ها و مینی‌کامپیوترها اجرا می‌شدند، وارد بازار شدند. این نرم‌افزارها بیشتر برای شرکت‌های بزرگ و سازمان‌های دولتی طراحی شده بودند.
- دهه ۱۹۸۰: رشد و تنوع نرم‌افزارهای حسابداری
با پیشرفت تکنولوژی و افزایش توان رایانه‌های شخصی در دهه 1980، شاهد آن هستیم که نرم افزارهای حسابداری مخصوص رایانه های شخصی نیز ساخته شدند. نرم‌افزارهایی مانند “QuickBooks” و “Peachtree” در این دهه معرفی شدند و جالب است که بدانید این نرم افزار ها به سرعت نیز محبوبیت پیدا کردند. این دوره را می توان نقطه عطفی در دسترسی کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به نرم‌افزارهای حسابداری نامید.
- دهه ۱۹۹۰: گسترش اینترنت و نرم‌افزارهای تحت وب
در دهه ۱۹۹۰، با گسترش اینترنت، نرم‌افزارهای حسابداری نیز از تکنولوژی بی بهره نماندند و سرویس‌های ابری در این زمان بود که آغاز به کار کردند. این نرم‌افزارها امکان دسترسی از راه دور و بهبود همکاری بین تیم‌های مختلف را فراهم کردند. “Sage” و “Intuit” از جمله شرکت‌هایی بودند که نرم‌افزارهای تحت وب خود را به دنیای جدید حسابداری معرفی کردند.
- دهه ۲۰۰0: پیدایش نرم‌افزارهای حسابداری ابری
دهه ۲۰۰۰ شاهد رشد چشمگیر نرم‌افزارهای حسابداری ابری بود. این نرم‌افزارها به کاربران امکان می‌دادند تا از هر کجا و در هر زمان به داده‌های مالی خود دسترسی داشته باشند. “Xero” و “FreshBooks” از جمله نرم‌افزارهای ابری معروف در این دهه بودند.
- دهه ۲۰۱۰: یکپارچه‌سازی و توسعه امکانات
در دهه ۲۰۱۰، نرم‌افزارهای حسابداری به سمت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های کسب‌وکار همانند CRM و ERP حرکت کردند. امکانات پیشرفته‌تری مانند تحلیل داده‌ها، پیش‌بینی‌های مالی و خودکارسازی فرآیندها هم در این دوران به این نرم‌افزارها اضافه شد. نرم‌افزارهای معروفی چون “QuickBooks Online” و “Zoho Books” در این دهه رشد کردند.
- دهه ۲۰۲۰: هوش مصنوعی و یادگیری ماشین
دهه ۲۰۲۰ که هوش مصنوعی به وجود آمد نرم افزار های حسابداری نیز از این تکنولوژی استفاده کردند. این فناوری شگفت انگیز برای آنان به بهبود دقت، کاهش خطاها و ارائه تحلیل‌های پیشرفته‌تر کمک کرد. همچنین، نرم‌افزارهای حسابداری موبایل نیز در این زمان محبوبیت بیشتری پیدا کردند.
- در ادامه این مقاله به ویژگی های نرم افزار های حسابداری می پردازیم؛ که فعالیت های حسابداری کسب کار ها را با سرعت و دقت بیشتری انجام می دهند.
۱. رابط کاربری ساده
در مرحله نخست ؛ رابط کاربری یک نرم‌افزار حسابداری باید ساده و قابل فهم باشد تا کاربران با سطوح مختلف مهارت‌های کامپیوتری که دارند ، بتوانند به راحتی از آن نرم افزار استفاده کنند. این ویژگی مهم کمک می‌کند تا زمانی که باید صرف آموزش یک کاربرد شود کاهش یابد و کاربران به سرعت به نرم‌افزار مربوطه مسلط شوند.
۲. قابلیت گزارش‌گیری جامع
یک نرم‌افزار حسابداری خوب؛ باید بتواند گزارش‌های مالی را به طور بسیار کامل ، جامع و دقیق به کاربر خود ارائه دهد. این گزارش‌ها باید شامل ترازنامه، سود و زیان، گردش وجوه نقد و سایر گزارش‌های مالی مهم و مورد نیاز شرکت ها است. همچنین این نرم افزار باید قابلیت سفارشی‌سازی گزارش‌ها نیز داشته باشد تا همواره کاربران بتوانند گزارش‌های مورد نیاز خود را در هر زمان به دست آوردند و خللی در کار ایجاد نشود.
۳. پشتیبانی از چندین ارز و زبان
برای کسب‌وکارهایی که در بازارهای بین‌المللی فعالیت می‌کنند، ضرورریست که نرم‌افزار حسابداری شان قابلیت پشتیبانی از چندین ارز و زبان را داشته باشد. این ویژگی به آن کسب و کارها فرصت مدیریت مالی در سطوح بین‌المللی را فراهم می‌کند و کمک می کند از رقابت با سایر کسب و کارها به اصطلاح جا نمانند.
۴. امنیت داده‌ها
همواره می دانیم که اطلاعات مالی کسب‌وکار ها بسیار حساس و مهم هستند، بنابراین یک نرم‌افزار حسابداری خوب باید دارای ویژگی‌های امنیتی بسیار قوی باشد. این ویژگی ها شامل موارد همچون رمزنگاری داده‌ها، پشتیبان‌گیری منظم و دسترسی‌های کاربری محدود است تا از افراد غیرمجاز نتوانند به نرم افزار و اطلاعات آن دسترسی داشته باشند.
۵. سازگاری با سایر سیستم‌ها
یک نرم‌افزار حسابداری خوب، باید قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مورد استفاده در هر کسب‌وکاری را داشته باشد. این مورد شامل نیز سیستم‌های مدیریت منابع انسانی، مدیریت مشتریان و سایر سیستم‌های اطلاعاتی است. این ویژگی به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد؛ تا فرآیندهای خود را به صورت یکپارچه ای مدیریت کنند.
۶. قابلیت به‌روزرسانی و ارتقاء
در دنیای کنونی تکنولوژی و قوانین بانکی و مالیاتی همواره در حال تغییر است، پس با تغییر این قوانین و همچنین استانداردهای حسابداری، یک نرم‌افزار حسابداری نیز باید قابلیت به‌روزرسانی و ارتقاء را داشته باشد تا بتواند خود را همواره با آخرین تغییرات هماهنگ کند.
۷. پشتیبانی فنی
پشتیبانی فنی مناسب و قابل دسترس از ویژگی‌های مهم یک نرم‌افزار حسابداری خوب به شمار می آید. کاربران باید بتوانند در صورت بروز مشکلات یا سوالات، به سرعت به کمک‌های فنی دسترسی پیدا کنند. این پشتیبانی می‌تواند به صورت تلفنی، آنلاین و یا راهنماهای جامع از سوی متخصصان همراه باشد.
۸. مقیاس‌پذیری
یک نرم‌افزار حسابداری خوب باید مقیاس‌پذیر باشد؛ تا بتواند با رشد کسب‌وکار خود را همگام کند. این ویژگی نرم افزار به معنای امکان افزودن کاربران جدید، مدیریت حجم بیشتری از داده‌ها و ارتقاء امکانات نرم‌افزار با افزایش نیازهای کسب‌وکار است.
۹. سهولت در تنظیمات و پیکربندی
نرم‌افزار حسابداری باید قابلیت تنظیمات و پیکربندی ساده‌ای را دارا باشد تا بتواند به نیازهای خاص هر کسب‌وکار پاسخ دهد. این ویژگی شامل تنظیمات مربوط به مالیات، قوانین حسابداری محلی، و فرآیندهای داخلی کسب‌وکار است. یک سیستم پیکربندی منعطف می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا نرم‌افزار را به‌طور دقیق‌تر با نیازهای خود منطبق کنند.
۱۰. پشتیبانی از فناوری‌های ابری
نرم‌افزارهای حسابداری ابری ؛ امکان دسترسی به اطلاعات از هر مکان و در هر زمان را برای کابر فراهم می‌کنند. این ویژگی به خصوص برای کسب‌وکارهایی که دفاتر یا شعب مختلف دارند، بسیار مفید است.
۱۱. تحلیل و پیش‌بینی مالی
یک نرم‌افزار حسابداری خوب؛ باید قابلیت تحلیل و پیش‌بینی مالی را داشته باشد. این ویژگی‌ها به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا روندهای مالی خود را شناسایی کرده و بتوانند برای فعالیت های خود تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرند. اگر بخواهیم به ابزارهای تحلیلی اشار کنیم می‌توانیم به موارد هم چون داشبوردهای مالی، نمودارهای روند و تحلیل‌های پیش‌بینی اشاره کنیم.
۱۲. خودکارسازی فرآیندها
خودکارسازی فرآیندهای حسابداری همانند صدور فاکتور، پردازش پرداخت‌ها و پیگیری بدهی‌ها می‌تواند بهره‌وری را در کسب و کار و فعالیت های مرتبط با آن افزایش دهد و همچنین خطاهای انسانی را کاهش دهد. یک نرم‌افزار حسابداری خوب باید از ویژگی‌های خودکارسازی پیشرفته نیز بهره‌مند باشد تا کاربران بتوانند زمان خود را بر روی وظایف استراتژیک‌تر و البته مهم تر شرکت و سازمان خود متمرکز کنند.
- در پایان باید گفت؛ این ویژگی‌ها برای نرم افزار های حسابداری به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا مدیریت مالی خود را به صورت کارآمد، صحیح و مؤثری انجام دهند. با توجه به نیازهای خاص هر کسب‌وکار اعم از تولیدی و صنعتی، انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری مناسب می‌تواند تفاوت چشمگیری در موفقیت های مالی و عملیاتی آن شرکت و یا سازمان ایجاد کند.
منبع: نرم افزار حسابداری ابری لیام
افزودن دیدگاه