هوشمندانه کار کن: اینکه بتوانیم بدون ایجاد فرسودگی شغلی تا حد امکان سازنده باشیم، عالی نیست؟ ما این رویکرد را «هوشمندانهتر کار کردن، نه سخت کار کردن» مینامیم. در میان بسیاری از متخصصان کار، هوشمندانه کار کردن، کلید بهره وری بیشتر است که می تواند در وقت و انرژی شما برای چیزهایی که مهم هستند، مانند اهداف زندگی، رشد و سلامت شخصی و روابط، زمان زیادی صرفه جویی کند. این واقعیت در محل کار نیز صدق میکند: هوشمندانهتر کار کردن در دفتر باعث میشود اعضای تیم پرانرژی تر باشند.
این مقاله از صفحه کسب و کار خبرنامه 15 نکته کاربردی را به شما ارائه میدهد که میتوانید همین امروز از آنها استفاده کنید.
هوشمندانه کار کن، نه سختتر؛ این به چه معناست؟
هوشمندانهتر کار کردن میتواند به شما کمک کند بدون اتلاف وقت و انرژی با ارزشتر، بهرهورتر باشید. در عمل، این مفهوم معمولاً به معنای به کارگیری یک استراتژی روشن برای اولویت بندی فعالیت ها و اهداف مهم است که به شما امکان میدهد به آنچه که مهمتر است تمایل داشته باشید و از صرف زمان برای کارهای کمتر مهم جلوگیری کنید.
بسته به شغلتان، هوشمندانهتر کار کردن میتواند به معنای پیادهسازی ابزارهای خاصی برای خودکار کردن کارهای تکراری و وقتگیر یا استخدام اعضای تیم اضافی برای تقسیم کار باشد. اما این همه داستان نیست، نکات مهم دیگری نیز وجود دارد که باید از آنها مطلع باشید.
چرا بهتر است هوشمندانهتر کار کنیم، نه سختتر؟
ما در جامعهای زندگی میکنیم که برای بهرهوری ارزش زیادی قائل است – خوب یا بد – هوشمندانهتر کار کردن میتواند بهرهوری و عملکرد شما را در جنبههای مختلف زندگی شما بهبود بخشد و در نهایت می تواند به افزایش رضایت شغلی، سلامتی و شادی کلی کمک کند، زیرا استرس کمتری خواهید داشت.
بهره وری بالاتر در محل کار، همراه با رضایت شغلی بیشتر، می تواند شما را به دارایی ارزشمندتری برای شرکتتان تبدیل کند. این می تواند امنیت شغلی شما را افزایش دهد و شما را در موقعیتی برای افزایش حقوق و ترفیع قرار دهد.
هوشمندانه کار کن نه سخت تر: 15 نکته برای موفقیت
در اینجا 15 نکته وجود دارد که می توانید امروز از آنها برای کمک به ایجاد یک زندگی حرفه ای شادتر و سازنده تر استفاده کنید.
1) از قبل برنامه ریزی کنید
با برنامهریزی از قبل، میتوانید به جای صرف وقت ارزشمند برای اولویتبندی همه چیز در روز، مستقیماً وارد پروژههای مهم شوید. برنامه ریزی از قبل برای روز (یا هفته) بعدی می تواند در پایان روز زمانی که تمام وظایف آن روز را انجام داده اید حس آرامش فوق الهاده ای به شما بدهد.
2) لیست کارهای خود را به حداقل برسانید
همه ما فقط در یک روز می توانیم کارهای زیادی انجام دهیم. اگر لیست کارهای شما زیادی طولانی است، خود را برای ناامیدی آماده کرده اید. پیشنهاد می کنیم فهرستی از کارها را کوتاه، مختصر و واقع بینانه نگه دارید. دستیابی به اهداف کوچک نه تنها شما را به جلو می برد، بلکه می تواند به بهبود حس موفقیت شما نیز کمک کند.
3) چندوظیفه ای نباشید
برخلاف تصور رایج، چندوظیفه ای بودن کمکی به شما نمی کند. به گفته دکتر سینتیا کوبو، روانشناس عصبی، در واقع، وقتی سعی می کنیم چند کار انجام دهیم، در واقع کمتر به نتیجه می رسیم زیرا به آرامی توانایی خود را برای تمرکز کافی برای یادگیری از دست می دهیم. بنابراین، به جای تلاش برای کار بر روی چندین کار مختلف در یک زمان، سعی کنید در یک زمان روی یک کار تمرکز کنید – به طور کلی کیفیت کار بهتر و بهره وری بالاتر را خواهید دید.
4) اعلان ها را محدود کنید
چه در حال دریافت یک اعلان فشاری در تلفن خود یا یک اعلان چت در رایانه خود از یک همکار باشید، حتی یک اعلان می تواند بهره وری شما را برای چند دقیقه از مسیر خارج کند.
به تعداد اعلان هایی که در دستگاه های خود تنظیم کرده اید فکر کنید. تصور اینکه چگونه می توانید به راحتی حواس خود را پرت کنید و چندین ساعت در هفته را برای بازگشت به مسیر خود صرف کنید، سخت نیست. برای کمک به مقابله با این موضوع، تمام اعلانها را برای مدت زمان طولانی در طول روز بیصدا کنید تا مطمئن شوید که حواستان پرت نمیشود.
5) هوشمندانه کار کن: استراحت کنید
ایجاد فرصتهای کاری در روز ممکن است با بهرهوری مخالف به نظر برسد، اما اگر برای استراحت برنامهریزی کنید، در واقع میتواند به شما اطمینان دهد که کارهای بیشتری انجام میدهید. استراحت دادن به مغز می تواند به شما کمک کند تا به بهترین شکل روی کاری که در مقابل شما قرار دارد تمرکز کنید.
یکی از تکنیک های مدیریت زمان، تکنیک پومودورو نامیده می شود. این تکنیک کار و استراحت منظم رل برای ارتقای تمرکز پایدار پیشنهاد می کند. به عنوان مثال، می توانید تایمر خود را برای 25 دقیقه تنظیم کنید و روی یک کار از لیست کارهای خود تمرکز کنید. بعد از 25 دقیقه، پنج دقیقه استراحت خواهید داشت. این کار را چهار بار انجام می دهید و سپس می توانید استراحت طولانی تری (15 تا 30 دقیقه) داشته باشید.
6) وظایف را به صورت تکه تکه انجام دهید
همچنین می توانید استراحت ها را با انجام تکالیف به صورت تکه تکه ترکیب کنید. ترکیب این دو نکته راهی عالی برای اطمینان از اینکه هوشمندتر کار می کنید، نه سخت تر است.
هنگام تهیه لیست کارهای خود، به تفکیک وظایف بر اساس نوع فکر کنید. به عنوان مثال، ممکن است انجام کارهایی که نیاز به خلاقیت دارند در همان زمان (حتی اگر بین هر کدام استراحت کوتاهی داشته باشید) مفیدتر باشد به این دلیل که بخشهای خاصی از مغز را درگیر میکنید. سپس، زمانی که نیاز دارید به کارهایی بروید که به اعداد و تفکر تحلیلی نیاز دارند، میتوانید چرخ دندهها را تغییر دهید تا فقط بر روی آن فعالیتها تمرکز کنید و سعی کنید بین تفکر خلاق و تحلیلی سوئیچ کنید.
۷) از ابزارهای بهره وری و اتوماسیون استفاده کنید
نرم افزاری که برای بهره وری و اتوماسیون طراحی شده است می تواند میانبر مفیدی برای ساده کردن کارها، ساده کردن گردش کار شما و ایجاد همکاری با دیگران باشد. ابزارهای بهره وری می توانند برای افراد و تیم های بزرگی که روی پروژه هایی با قطعات متحرک زیاد کار می کنند، سودمند باشند.
بهترین راه برای تشخیص اینکه کدام ابزار بهره وری برای شما بهترین است، این است که تیم شما در طول یک هفته به طور متوسط زمان بیشتری را صرف چه چیزی می کند. پس از چند هفته دادهها، به آنچه بیشتر میآید نگاه کنید و مشخص کنید که آیا ابزاری وجود دارد که میتواند به شما در کاهش این ساعتها کمک کند. به عنوان مثال، اگر کارهای تکراری می بینید، ابزارهای اتوماسیون راهی عالی برای حذف این موارد از تیم شما هستند و حجم کاری اعضای تیم را در این فرآیند کاهش می دهند.
8) هوشمندانه کار کن: زودتر سوال بپرسید
پرسیدن سوالات در مراحل اولیه برای هر پروژه می تواند به شما کمک کند هوشمندتر کار کنید، نه سخت تر. به جای اینکه منتظر سؤالات یکباره در حین مطرح شدن آنها باشید، مدتی را برای تفکر انتقادی در مورد پروژه در مراحل ابتدایی آن اختصاص دهید:
تیم شما برای تکمیل پروژه به چه ابزار یا منابعی نیاز دارد؟
آیا همه درک روشنی از محصول نهایی دارند؟
آیا چیزی وجود دارد که کسی در مورد آن ناآگاه باشد؟
پرسیدن زودهنگام این سؤالات می تواند به شما کمک کند تا از مشکلات احتمالی پیشی بگیرید و قبل از اینکه پروژه از ریل خارج شود به آنها رسیدگی کنید. همچنین می تواند در صورت لزوم به شما کمک کند جهت پروژه را تغییر دهید و همه را از ابتدا در یک صفحه نگه دارید.
9) به دنبال نتایج باشید نه زمان صرف شده
هنگامی که افراد بیشتری در طول همهگیری از خانه شروع به کار کردند، یک چیز کاملاً مشخص شد: زمان لازم برای انجام یک کار با کیفیت محصول نهایی برابری نمیکند.
البته برخی از شرکتها این را قبل از همهگیری میدانستند، اما بسیاری هنوز بر این عقیده بودند که اگر کسی ساعتهای کمتری کار کند، بهطور خودکار به این معنی است که کارش انجام نمیشود – یا به خوبی انجام نمیشود. با این حال، این دور از واقعیت است. اگر اعضای تیم کارآمد کار کنند و زمان خود را به خوبی مدیریت کنند، می توانند وظایف خود را در زمان کمتری با همان استاندارد کیفیت انجام دهند. به جای تمرکز بر ثبت ساعت های طولانی تر، روی نتایج نهایی تمرکز کنید.
10) مهارت های ارتباطی خود را تقویت کنید
هنگامی که صحبت از کارآمدتر کار کردن به میان می آید، نمی توانیم مهارت های ارتباطی را فراموش کنیم. اگر به طور مؤثر ارتباط برقرار کنید، وظایف و پروژههای شما یکپارچهتر جریان مییابند. مدیران پروژه و اعضای تیم باید ارتباط باز و دو طرفه داشته باشند تا اطمینان حاصل شود که همه در همان صفحه باقی می مانند و در قبال بخشی از پروژه پاسخگو هستند.
11) جلسات خود را کوتاه کنید
اگر تا به حال به عنوان بخشی از یک تیم کار کرده اید، می دانید که این جلسات چقدر می تواند زمان بر باشد. جلسات ضروری و اجتناب ناپذیر هستند، اما شما می توانید آنها را در بیشتر موارد کارآمدتر کنید. یک حرفه ای به طور متوسط حدود 21.5 ساعت در هفته را در جلسات صرف می کند. بنابراین، با کاهش جلسات و تمرکز بیش از حد در هنگام تصمیم گیری در مورد آنچه در جلسات صحبت کنید – و آنچه می تواند به سادگی یک ایمیل باشد، شروع کنید.
12) ضرب الاجل کوتاه تعیین کنید
اگر ضرب الاجل کوتاهی برای خود یا تیمتان تعیین کنید، احتمالاً احساس موفقیت بیشتری خواهید کرد. ضربالاجلهای کوتاه همچنین به افراد کمک میکند تا روی کار در حال انجام متمرکز بمانند. اگر ضرب الاجلی دارید که هفته ها یا حتی ماه ها باقی مانده است، احتمالاً برخی از جنبه های کلیدی پروژه را فراموش خواهید کرد و حتی شتاب و هیجان را از دست خواهید داد.
اگر میخواهید هوشمندانهتر کار کنید، تعیین مهلتهای کوتاه میتواند یک تکنیک عالی مدیریت پروژه باشد که باید به خاطر داشته باشید. بنابراین بهتر است اهداف کوچک و صرب العجل های کوتاه تعیین کنید.
13) وظایف را با سطح انرژی خود مطابقت دهید
فکر کردن به لیست کارهایتان که با احساس شما مرتبط است نیز می تواند راهی عالی برای بررسی خودتان باشد، زیرا تأمل در حال و هوای روزتان می تواند به رفاه کلی و بهره وری شما کمک کند. هر زمان که ممکن است، سعی کنید وظایف روزانه خود را با میزان انرژی خود مطابقت دهید. برای مثال، اگر با احساس انرژی و هیجان از خواب بیدار شوید، ممکن است آمادگی بیشتری برای انجام یک کار چالش برانگیز ذهنی داشته باشید. به همین ترتیب، اگر احساس ناراحتی یا خستگی می کنید، ممکن است بخواهید روی کارهای پیش پا افتاده تری کار کنید که به تمرکز ذهنی زیادی نیاز ندارند و می توانید وقت خود را با آنها اختصاص دهید.
14) از تکنیک های مدیریت استرس استفاده کنید
استرس در میان کارگران در سراسر جهان در سال 2021 به بالاترین حد خود رسید، به طوری که 44 درصد از کارکنان گزارش دادند که در هر روز استرس را تجربه می کنند. وقتی استرس زیاد باشد، بهره وری به شدت کاهش می یابد. برای مبارزه با این روند، توصیه می کنیم از تکنیک های مدیریت استرس به طور فعال استفاده کنید. برخی از این تکنیک های مرتبط با زندگی کاری شما می تواند شامل موارد زیر باشد:
ایجاد مرزهای قوی برای حفظ تعادل بین کار و زندگی، مانند پاسخ ندادن به ایمیلها بعد از ساعات کاری
برای داشتن وعده های غذایی مناسب در طول روز استراحت کنید
بدن خود را در طول روز حرکت دهید (پیاده روی، حرکات کششی، دویدن، دوچرخه سواری و غیره)
ذهن آگاهی و تنفس را تمرین کنید
با یافتن یک درمانگر یا گروه حمایتی از سلامت روان خود حمایت کنید
علاوه بر کمک به بهره وری، مدیریت استرس به شما کمک می کند تا در همه زمینه های زندگی انعطاف پذیرتر شوید.
15) زمان خود را هوشمندانه مدیریت کنید
وقتی می گوییم هوشمندانه کار کن بخش مهمی از قضیه مدیریت زمان است. مهارت های مدیریت زمان هنگام تلاش برای کار هوشمندانه بسیار حیاتی است. وقتی این نکته را با اولین نکته ما در مورد برنامه ریزی از پیش ترکیب می کنید، می توانید روز خود را برای کمک به بهره وری و کارایی بدون احساس استرس برنامه ریزی کنید.
و به یاد داشته باشید، مدیریت زمان همچنین شامل وقت گذاشتن برای استراحت است. شما نمی توانید بدون استراحت کار کنید – شما یک ربات نیستید. آرامش برای اطمینان از بهرهوری طولانیمدت حیاتی است، بنابراین تیم خود را تشویق کنید تا در صورت تلاش برای مدیریت مؤثر زمان خود، به استراحت بپردازند و مشاوره ارائه دهند. به هیچ کاری نمیرسی؟ با این تکنیک های مدیریت زمان زندگیت حسابی عوض میشه!
افزودن دیدگاه